Elektronik Defter Uygulaması: İşletmelerin Yeni Yükümlülükleri
Elektronik Defter Genel Tebliği ve Zorunluluklar
İşletmelerin muhasebesine dair defterlerin elektronik ortamda tutulması, Elektronik Defter Genel Tebliği ile zorunlu hale getirilmiştir. Ancak, işletmenin muhasebesiyle doğrudan ilgili olmayan ticari defterler için önce bir zorunluluk bulunmamakta idi. Sonraki gelişmeler ise bu durumu değiştirdi. "İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ" ile bu defterlerin de elektronik ortamda tutulması zorunlu hale getirildi.
Defter Türleri ve Şirketlerin Sorumlulukları
Her bir şirket türü için tutması gereken ticari defterler aşağıda sıralanmıştır:
Anonim Şirketler
- Yönetim kurulu karar defteri
- Pay defteri
- Genel kurul toplantı ve müzakere defteri
Limited Şirketler
- Müdürler kurulu karar defteri
- Genel kurul toplantı ve müzakere defteri
- Pay defteri
Kollektif ve Komandit Şirketler
- Genel kurul toplantı ve müzakere defteri
Kooperatifler
- Yönetim kurulu karar defteri
- Pay defteri
- Genel kurul toplantı ve müzakere defteri
Mevcut şirketlerin bu defterleri elektronik ortamda tutması genelde ihtiyari olmasına rağmen, 1 Ocak 2026 itibarıyla kurulacak şirketler ve zorunlu izin gerektiren değişikliklere tabi anonim şirketler için bu durum değişecektir. İlgili şirketler, elektronik ortamda defter tutmak zorunda kalacaklardır.
Zorunlu Elektronik Defter Tutma Kapsamında Şirketler
Zorunlu defter tutma uygulaması, özellikle bankalar, finansal kiralama şirketleri, faktoring şirketleri, sigorta şirketleri ve diğer belirli işletme türlerini kapsamaktadır. Ayrıca, kuruluş ve ana sözleşme değişikliği izne tabi olan şirketler de bu zorunluktan etkilenmektedir.
Elektronik Ortamda Defter Tutmanın Avantajları
Elektronik ortamda defter tutma seçeneği, kaybolma riskini azaltır, çift defter oluşturulmasını engeller ve operasyonel süreçleri kolaylaştırır. Ayrıca, defter basım ve saklama maliyetlerini ortadan kaldırarak iş süreçlerini daha verimli hale getirir.
Uygulama Süreci ve Uygulamada Dikkat Edilmesi Gerekenler
Şirketler, e-Devlet, elektronik imza veya mobil imza kullanarak Ticaret Bakanlığı’nın ETDS sistemi üzerinden defterlerini tutabileceklerdir. Burada, defter oluşturma ve kayıt işlemleri ücretsiz olarak sunulmaktadır. Ancak, defterler üzerinde kayıt yapabilecek yetkili kişiler yalnızca belirlenen sistem kullanıcıları olacaktır.
Fiziksel Defterlerden Elektronik Defterlere Geçiş
Fiziksel ortamda defter tutan şirketler, elektronik ortamda pay defteri tutmaya geçtiklerinde, mevcut pay durumları elektronik pay defterine aktarılacaktır. 1 Ocak 2026’dan itibaren kurulan şirketler, ilk kayıtları MERSİS üzerinden gerçekleştireceklerdir.
Ekonomik Değerlendirme
Geliştirilen bu düzenleme, işletmelerin mali süreçlerini daha şeffaf ve izlenebilir hale getirecektir. Elektronik defter sisteminin benimsenmesi, işletmelerin mali disiplinini artırarak, kayıt dışı ekonomi ile mücadeleye de katkı sağlanacaktır. Aynı zamanda, bu sistemle birlikte ekonomide dijitalleşmenin önemi bir kez daha ortaya çıkmakta, işletmelerin dijital dönüşüm süreçlerine hız kazandırılmaktadır. İşletmelerin bu yeni düzenlemelere uyum sağlaması, onların sürdürülebilir büyüme hedeflerine ulaşmalarını da kolaylaştıracaktır.